Management Assistent

Je gaat aan de slag ter ondersteuning van de medewerkers op het kantoor. Onze Backoffice Manager heeft een rechterhand nodig en als Backoffice Assistant ben jij haar sidekick. Samen met je mede Backoffice collega vormen jullie gezamenlijk de 3-koppige Backoffice. Deze afdeling is belangrijk. Jullie vormen de centrale vraagbaak en verzorgen allerlei facilitaire, administratieve en ICT- werkzaamheden. Iedereen bij Jelle heeft met de Backoffice te maken.

 

Als Backoffice Assistant heb je een diverse functie. Je sprint regelmatig van - en naar je bureau met een afwisselende takenlijst. Grofweg kan jou dag er als volgt uitzien:

 

Om 08.15 uur loop je het kantoor binnen. Leuk, er zijn al een aantal collega’s. Na een kort praatje over het weekend en de facilitaire taken start je op. Er zijn al een aantal mails binnengekomen, morgen starten er twee nieuwe flexkrachten bij een opdrachtgever dus aan jou de taak om vandaag de administratie in orde te maken. Je stelt de contracten op en zorgt dat alle benodigde documenten compleet in het dossier komen.

 

Tussendoor ben je een aantal keer gebeld door andere flexkrachten omdat het hen niet lukt om de gewerkte uren in te voeren. Je gaat op onderzoek uit in het portaal en helpt de flexkrachten verder. Jij bent in staat om te wisselen tussen twee belangrijke zaken en om scherp te blijven.

 

Niet alleen het aanmaken van contracten ligt onder jouw hoede. Ook andere administratieve verplichtingen vallen onder jouw verantwoordelijkheden. Denk hierbij aan het naleven van de pensioenen of fasesystemen.

Zodra de maatregelen het weer toelaten komen er geregeld sollicitanten, flexwerkers en klanten over de vloer. Jij zorgt dat deze gasten een wow-ontvangst hebben. Je ontvangt ze met een grote glimlach en zorgt dat er aan hun wensen kan worden voldaan; koffie, thee of cappuccino. Als onze gasten rond kijken zien zij een opgeruimd kantoor. Binnen Jelle hanteren we namelijk een clean desk policy. Aan jou de taak om iedereen hierop te attenderen.

 

Indien een van onze lampen vervangen moet worden, draai jij je hand hier niet voor om. Je zorgt er voor dat reparaties worden opgepakt en uitgevoerd. Gezien jij over uitstekende digitale skills bezit kunnen collega’s jouw hulp vragen indien zij tegen een probleem aanlopen in een van onze systemen. Kom je er niet uit? Dan schakel je met onze externe IT partij.

 

De dag vliegt voorbij. Nog een laatste ronde over de werkvloer om je facilitaire taken af te ronden en je sluit af. Morgen weer een dag!

 

#internjelle

• Je beschikt minimaal over een afgeronde MBO opleiding en hebt ervaring in een soortgelijke functie (pre indien bij een uitzendorganisatie);
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, bent bekend met MS Office en weet je weg snel te vinden in een CRM pakket;
• Je weet jouw werkzaamheden goed te plannen en organiseren en bent zeer accuraat;
• Je weet je hoofd koel te houden in hectische situaties en je kan goed zelfstandig werken;
• Je bent fulltime beschikbaar want Jelle draait niet zonder jou.

Jelle is een arbeidsbemiddelaar. We zijn een middelgroot team van ca. 35 collega’s. We zijn een organisatie van jonge collega’s, we geven ruimte aan elkaars individuele persoonlijkheid én zijn lekker direct. Je bent dus gewoon jezelf. Zo weten we allemaal waar we aan toe zijn. Innoveren vinden we belangrijk, het kan voorkomen dat we nieuwe systemen introduceren – en jouw input maakt dat beter en makkelijker!

Bij Jelle geloven we dat je niet moet werken om te leven, maar werken én leven tegelijk moet kunnen! Wij inspireren liever dan dat we uitzenden en betrekken je in een netwerk. Een ieder die zich aansluit bij Jelle laat zich meenemen in een wereld vol nieuwe mogelijkheden, waarin volop gewerkt wordt aan plezier in het leven. Wij bieden een basissalaris tussen 1700,- en 2100,- bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek. Daarnaast bieden we uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, denk hierbij aan: 

• 25 vakantiedagen en 6,5 ATV dagen op fulltime basis, 
• Onbeperkt gratis groepslessen via onze sportschool – en er is altijd wel een collega die mee gaat! 
• Regelmatige vrijdagmiddagborrels en uitjes zoals een barbecue en het jaarlijkse teamuitje, 
• Kantoor midden in het centrum van Rotterdam met winkels dichtbij – ideaal voor een snelle boodschap voor of na het werk, 
• Een luxe koffiebar om te genieten van koffie, cappuccino en espresso’s, 
• Cursussen en opleidingen - we geven je de ruimte voor ontwikkeling. 

Spreekt bovenstaande je aan? Dan kom ik graag met je in contact om te kijken of er mogelijkheden binnen Jelle voor je zijn. Zodat jouw uitdagingen, wensen en dromen gerealiseerd kunnen worden. En je elke week naast je weekend, ook een prettige werkweek hebt. 

#intern