Jelle B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring.
Adres: Oostplein 428, 3061 CH Rotterdam
Telefoon: 088 700 0300
E mail: info@jelle.com
Privacy contact: privacy@jelle.com
KvK: 24155500
Voor wie geldt deze verklaring
Voor bezoekers van onze websites, kandidaten en werknemers, contactpersonen bij klanten en leveranciers, en overige personen met wie wij zakelijk communiceren.
Welke persoonsgegevens wij verwerken
Afhankelijk van uw relatie met Jelle verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Identificatie en contact: Naam, adres, woonplaats, e mail, telefoon, geboortedatum, nationaliteit, kopie identiteitsbewijs indien wettelijk vereist.
- Portret en pasfoto: Een portretfoto of pasfoto ten behoeve van toegangspassen, interne profielen en kandidaatpresentatie bij opdrachtgevers.
- Kandidaat en HR gegevens: Cv, opleiding, werkervaring, beschikbaarheid, referenties met toestemming, gespreksnotities, planning en uren, verzuimregistratie waar toegestaan.
- Financieel en fiscaal: Bankrekening, salaris en vergoedingen, gegevens voor loon en belastingadministratie, bsn wanneer wettelijk verplicht.
- Communicatie en marketing: Voorkeuren, inschrijvingen voor nieuwsbrieven, reacties via website, e mail, telefoon of sociale media.
- Techniek en gebruik: Ip adres, apparaat en browserinformatie, loggegevens en cookievoorkeuren conform onze cookieverklaring.
- Bijzondere gegevens: Alleen indien strikt noodzakelijk en toegestaan, bijvoorbeeld gezondheidsinformatie in het kader van verzuimbegeleiding of een kopie id met pasfoto voor identificatieplicht.
Wij gebruiken geen biometrische identificatie zoals automatische gezichtsherkenning. Een gewone foto verwerken wij niet als biometrie.
Doeleinden en rechtsgronden
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
- Werving en selectie: Inschrijving, beoordeling van geschiktheid, matching en bemiddeling.
Grondslag: gerechtvaardigd belang en uitvoering van precontractuele stappen.
- Kandidaatpresentatie bij opdrachtgevers en inleners: Het delen van uw profiel met potentiële opdrachtgevers en inleners, waaronder indien door u verstrekt uw portret of pasfoto. Delen van een foto is nooit verplicht en kan op uw verzoek achterwege blijven.
Grondslag: uitvoering van precontractuele stappen op uw verzoek en ons gerechtvaardigd belang bij bemiddeling. Waar een foto niet noodzakelijk is, baseren wij dit op uw toestemming.
- Talentpool en hergebruik van sollicitatiegegevens: Wanneer u daarin toestemt bewaren wij uw sollicitatiegegevens om u gedurende een jaar te benaderen voor passende functies. Toestemming kunt u altijd intrekken.
Grondslag: toestemming.
- Uitvoering van overeenkomsten en HR: Arbeids en opdrachtovereenkomsten, salaris en urenadministratie, planning en begeleiding.
Grondslag: overeenkomst en wettelijke plichten.
- Relatiebeheer en dienstverlening: Klantbeheer, leveranciersbeheer, rapportage en kwaliteitsbewaking.
Grondslag: overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
- Marketingcommunicatie: Nieuwsbrieven en events wanneer u zich aanmeldt of instemt
Grondslag: toestemming.
- Wettelijke verplichtingen: Belasting en arbeidsrecht, loonaangiften, bewaarplichten.
Grondslag: wettelijke plicht.
Bronnen
Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van u, via uw werkgever of opdrachtgever in het kader van de samenwerking, via referenties met uw toestemming, en uit openbare bronnen zoals professionele profielen wanneer dat relevant is voor werving.
Gebruik van ai en automatisering
Voor het zoeken, matchen en voorstellen van kandidaten aan opdrachtgevers maken wij gebruik van AI systemen en geautomatiseerde algoritmes. Deze processen zijn bedoeld om relevante matches te genereren en de efficiëntie te verhogen. De uiteindelijke selectie of plaatsing wordt door een menselijke medewerker beoordeeld, zodat geen rechtgevolgen of belangrijke beslissingen uitsluitend automatisch worden genomen. U heeft altijd recht op een begrijpelijke uitleg over de belangrijkste factoren in deze systemen, u kunt bezwaar maken tegen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming en u kunt een menselijke herbeoordeling aanvragen.
Daarnaast passen wij dataminimalisatie toe, beperken wij de gegevens tot wat noodzakelijk is voor het doel, evalueren wij deze systemen periodiek op kwaliteit en vertekening, en houden wij menselijk toezicht. Waar vereist voeren wij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit.
Ontvangers en catogorieën van verwerkers
Wij delen gegevens uitsluitend wanneer dat nodig is voor de hierboven genoemde doelen met:
- Dienstverleners: Aanbieders van cloud, hosting, beveiliging, productiviteit en communicatie, crm en recruitment, salaris en financiële administratie, data en procesautomatisering en ai ondersteuning.
- Zakelijke relaties: Opdrachtgevers en inleners in het kader van werving, kandidaatpresentatie en uitvoering van opdrachten. Deze partijen zijn doorgaans zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken en verwerken gegevens volgens hun eigen privacybeleid.
- Professionele adviseurs en toezichthouders: Accountants, juristen, arbodiensten en bevoegde autoriteiten wanneer dit verplicht is.
Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Wij publiceren geen uitputtende leverancierslijst omdat deze kan wijzigen. Wij borgen steeds passende bescherming en afspraken.
Doorgifte buiten de eer
Wanneer doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte noodzakelijk is, doen wij dat alleen indien er een passend beschermingsniveau is, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of op basis van standaardcontractbepalingen, aangevuld met een overdrachtsrisicoanalyse en waar nodig extra maatregelen zoals versleuteling en pseudonimisering.
Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen zoals toegangsbeheer op need to know basis, authenticatie, versleuteling tijdens transport waar passend, logging en monitoring, back ups en periodieke bewustwordingstraining. Wij beoordelen nieuwe processen op privacyrisico’s en passen privacy by design en by default toe. Deze site wordt beschermd door reCAPTCHA en de Google Privacy Policy en Terms of Service zijn van toepassing.
Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel of zolang wettelijke termijnen dat vereisen. Richtlijnen:
- Sollicitanten afgewezen zonder toestemming voor talentpool: Vier weken na afloop van de procedure.
- Sollicitanten met talentpool toestemming: Maximaal één jaar na afloop van de procedure. Wij vragen toestemming bij inschrijving of uiterlijk bij afronding van de procedure, en wij herinneren u tijdig aan vernieuwing. U kunt toestemming op elk moment intrekken, waarna wij uw gegevens verwijderen.
- Portret of pasfoto in kandidaatprofiel: Zolang uw kandidaatdossier actief is en, waar gebaseerd op toestemming, tot intrekking daarvan. Verwijdering volgt bij de eerstvolgende update en in elk geval binnen dertig dagen.
- Werknemers en verloning: Gegevens die onder fiscale bewaarplicht vallen bewaren wij zeven jaar.
- Contract en dossiervorming bij klanten en leveranciers: Zolang als nodig voor de overeenkomst en maximaal de relevante verjaringstermijnen.
- Marketinggegevens: Tot u zich afmeldt of tot twee jaar na het laatste actieve contact.
- Technische logs: In de regel tot twaalf maanden, tenzij noodzakelijk voor beveiliging of onderzoek.
- Kopie identiteitsbewijs voor identificatieplicht: Uitsluitend zolang dit wettelijk is vereist en zo kort mogelijk.
Voor het afhandelen van klachten of juridische claims kunnen wij beperkte dossierinformatie bewaren voor de duur van de relevante verjaringstermijnen. Dit beperken wij tot wat strikt noodzakelijk is.
Sociale media
Als u via onze sociale mediakanalen contact opneemt, verwerken wij uw gebruikersnaam en de inhoud van uw bericht om uw vraag te beantwoorden, onze dienstverlening te verbeteren of voor leadgeneratie. Het platform verwerkt zelf persoonsgegevens volgens het eigen beleid. Deel bij voorkeur geen privacygevoelige informatie in openbare berichten. Het plaatsen van herkenbare beelden door ons doen wij alleen met toestemming van de betrokkene.
Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en tegen gebruik voor direct marketing. Wanneer wij verwerking baseren op toestemming kunt u die intrekken. U kunt uw verzoek sturen naar privacy@jelle.com. Wij reageren in beginsel binnen een maand. Ter verificatie kunnen wij vragen om een passend identiteitsbewijs, waarbij u gevoelige kenmerken afschermt.
Klachten
Heeft u een klacht, meldt dit dan via klachten@jelle.com of privacy@jelle.com. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat op jelle.com. Bij wezenlijke veranderingen informeren wij u op passende wijze.